গোপনীয় অনুবেদন হাতে হাতে দেয়া/ প্রেরণ করা যাবে না।
প্রত্যেক কর্মকর্তাকে নাম, পদবী আইডি নম্বর ও সীল এবং সুনির্দিষ্ট তারিখ লিখতে হবে যথাস্থানে স্বাক্ষর দিতে হবে।
প্রযোজ্য ক্ষেত্রে প্রাক্তন পদবী, শাখা, কর্ম অধিক্ষেত্র, কর্মস্থল লিখতে হবে।
প্রকৃত কর্মকাল ১৪নং কলামে সুনির্দিষ্ট হবে। যেমন- ০১.০১.২০২৪ হতে ৩১.০৩.২০২৪ খ্রি. তারিখ পর্যন্ত। জানুয়ারি হতে মার্চ, ২০২৪- এভাবে নয়।
সরাসরি নিয়ন্ত্রণে কর্মরত না থাকলে/কর্মকাল ০৩ মাস না হলে গোপনীয় অনুবেদন দাখিল করা যাবে না কিংবা অনুস্বাক্ষর করা যাবে না।
অনুবেদনকারীর নিয়ন্ত্রণে কর্মকাল ০৩ মাস না হলে এবং প্রতিস্বাক্ষরকারীর নিয়ন্ত্রণে ০৩ মাস হলে প্রতিস্বাক্ষরকারীর নিকট গোপনীয় অনুবেদন দাখিল করতে হবে।
কারও নিয়ন্ত্রণে বা কোন কর্মস্থলে কর্মকাল ০৩ মাস না হলে ডোসিয়ার হেফাজতকারী কর্তৃপক্ষকে লিখিতভাবে যথাসময়ে জানাতে হবে।
প্রতিস্বাক্ষরকারী একাধিক যাঁর অধীনে কর্মকাল অধিক তিনি প্রতিস্বাক্ষর করবেন।
শিক্ষানবীশ কর্মকর্তা কোন শাখার দায়িত্ব পালন করলে উক্ত শাখার নিয়ন্ত্রণকারী কর্মকর্তা অন্যথায় শিক্ষানবীশ হিসেবে তাঁর নিয়ন্ত্রণকারী কর্মকর্তার নিকট গোপনীয় অনুবেদন দাখিল করবেন।
বিলম্বিত সময়ের পর দাখিলকৃত গোপনীয় অনুবেদন/অসস্পূর্ণ গোপনীয় অনুবেদন সরাসরি বাতিল হবে। গোপনীয় অনুবেদন দাখিল না করলে অসদাচরণ হিসেবে গণ্য হবে।
অনুবেদনাধীন প্রদত্ত সকল তথ্য (কর্মকাল) যাচাই করে অনুস্বাক্ষর করতে হবে।
অনুস্বাক্ষরিত ঘরগুলির যোগফল এর মোট প্রাপ্ত নম্বর।
সংশ্লিষ্টদের অনুলিপি দিতে হবে।
পিআরএল কালীন গোপনীয় অনুস্বাক্ষর/প্রতিস্বাক্ষর করা যাবে।
চুক্তির মেয়াদ শেষ হবার পর ০১ বছর পর্যন্ত গোপনীয় অনুস্বাক্ষর/প্রতিস্বাক্ষর করা যাবে।
সহকারী সচিব থেকে ভারপ্রাপ্ত সচিব পর্যন্ত গোপনীয় অনুবেদন প্রযোজ্য।
মাতৃত্বজনিত ছুটিকালীন সময়ে গোপনীয় অনুবেদন প্রযোজ্য নয়।
বিরুপ মন্তব্য করার ক্ষেত্রে অনুশাসনমালার ৪.৪ অনুচ্ছেদ অনুসরণ করতে হবে।
বিশেষ বিধান
সাংবিধানিক পদে অধিষ্ঠিতদের অনুস্বাক্ষরিত গোঃঅঃ এর ক্ষেত্রে প্রতিস্বাক্ষর লাগবে না।
মন্ত্রী/প্রতিমন্ত্রী/উপমন্ত্রীর সমমর্যাদা সম্পন্ন কমিশন/সংস্থাপ্রধানের অনুস্বাক্ষরিত গোঃঅঃ প্রতিস্বাক্ষর লাগবে না।
অনুস্বাক্ষরকারী/প্রতিস্বাক্ষরকারী মৃত্যুবরণ করিলে/ কারাগারে আটক থাকলে/ সাময়িকভাবে বরখাস্ত বা অপসারিত হলে / চাকরী হতে বরখাস্ত হলে/চাকরী হতে পদত্যাগ করলে/নিরুদ্দেশ থাকলে এবং গোপনীয় অনুবেদন দাখিলের জন্য নির্ধারিত সময়ের সর্বশেষ তারিখের পরবর্তী ০৩ (তিন) মাসের অধিকাল বিদেশে অবস্থান করলে ৭ম অংশে উল্লেখ করে প্রতিস্বাক্ষরকারী/অনুস্বাক্ষরকারী গোঃঅঃ অনুস্বাক্ষর করবেন।
